ERA digitalisasi sekarang ini membentuk sebuah kondisi di mana suatu perusahaan dapat cepat berubah mengikuti kondisi yang adaptif tidak terbatas ruang dan waktu.
Sebuah perusahaan dalam melakukan perencanaan produksinya harus selalu mengedepankan kondisi yang sadar biaya. Keberlangsungan perusahaan sangat berkaitan erat dengan bagaimana perusahaan tersebut mengelola biaya-biaya yang terjadi dalam kegiatan produksinya.
Besaran biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak berbanding lurus dengan kualitas yang dihasilkan pada proses produksinya. Perusahaan dengan manajemen yang baik dapat memaksimalkan sumber daya yang ada. Sehingga bisa mencapai manajemen yang berkualitas dan mampu meningkatkan laba perusahaan yang berkesinambungan dan bertumbuh pada setiap waktu.
Jay Heizer dan Barry Render dalam bukunya manajemen operasi tentang kualitas dan strategi yang ditemukan oleh Arnold Palmer Hospital dan berbagai organisasi lainnya, kualitas adalah tonik yang sangat bagus untuk meningkatkan operasional. Pengelolaan kualitas dapat membantu dalam membangun strategi yang berhasil dalam diferensiasi, biaya rendah, dan respons.
Manajemen perusahaan memprioritaskan apa yang dilakukan untuk pengelolaan proses atau aktivitas yang ada dalam perusahaan sudah mencakup aturan aturan yang berlaku baik itu aturan internal atau eksternal untuk mencapai tujuan perusahaan serta sasaran mutu yang akan dicapai.
Tata kelola perusahaan yang baik selalu berdasarkan dari visi dan misi yang ditetapkan oleh para top manajemen dan diturunkan kepada tingkat manajemen di bawahnya sampai dengan pelaksana pelaksana proses yang ada di dalam perusahaan tersebut.
Sebuah proses penyampaian maksud dan tujuan yang tertulis serta terdokumentasi disebut sebagai korespondensi. Korespondensi berisi sebuah perintah, laporan, pedoman yang merupakan bukti historis dan bukti kronologis sebuah aktivitas dalam sebuah perusahaan.
Aktivitas Korespondensi
Aktivitas korespondensi dalam perusahaan dalam bentuk surat menyurat sampai saat ini masih banyak ditemui dengan material kertas dan tinta. Di dalamnya masih terdapat tanda tangan sebagai bentuk pengakuan akses terhadap pernyataan yang terdapat dalam aktivitas di dalam perusahaan.
Aktivitas korespondensi dengan surat menyurat dengan material kertas dan tinta mempunyai keterbatasan ruang dan waktu serta mempengaruhi waktu proses sebuah tindakan. Semakin lama dan panjang sebuah tingkatan korespondensi dari top manajemen ke pelaksana, semakin lama proses produksi yang berlangsung.
Dalam era digitalisasi saat ini seharusnya korespondensi sudah tidak menjadi halangan untuk sebuah perusahaan bisa lebih cepat menjalankan proses produksinya tidak terbatas ruang dan waktu.
Pemakaian perangkat nirkabel atau smartphone sangat memudahkan proses korespondensi. Jika sebuah perusahaan membangun sebuah sistem. Di mana korespondensi bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja tanpa mengurangi arti dari korespondensi itu sendiri.
Dokumentasi terhadap bukti kronologis dan bukti historis dari korespondensi tersebut akan lebih mudah diakses serta dapat mengurangi biaya consumable perusahaan. Biaya consumable adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli material penunjang pekerjaan yang bersifat habis pakai serta rutin digunakan.
Korespondensi digital memuat tanda tangan yang bersifat digital dikarenakan tanda tangan untuk memastikan identifikasi dalam menentukan kebenaran sekaligus pendatangan menjamin keberadaan isi yang tercantum dalam produk korespondensi tersebut. (*)
Ditulis Oleh :
Arif Hary Prasetyo
Mahasiswa Magister Manajemen
Universitas Jendral Soedirman (Unsoed) Purwokerto
